 |
Встречи управляющего совета
| Общие атрибуты элемента управления | Описание атрибутов |
|---|---|
1. Краткое описание
|
Когда: в каждой контрольной вехе проекта верхнего уровня Кто: члены управляющего совета и приглашенные Зачем: стратегическое управление проектом. |
| 2. Описание Общее описание инструмента, обоснование его необходимости |
Встречи управляющего комитета/управляющего Совета (Встречи УК) – встречи коллегиального органа, ответственного за стратегическое управление в проекте, функции контроля и согласования. Данные встречи необходимы для обеспечения постоянной вовлеченности руководителей высшего эшелона в проект, а так же для обеспечения соответствия проекта текущей стратегии и нуждам бизнеса. Встречи УК могут проходить очно и заочно. |
3. Применение
|
Обычно повестка заседаний УК включает в себя:
Организацией заседаний УК обычно занимается Руководитель проекта, либо Основной заказчик, кому делегированы полномочия по определению повестки УК и доведения до УК текущего статуса/результатов по проекту. План проведения УК обычно составляется заранее и привязывается к ключевым контрольным точкам по проекту. Правила организации УК такие же, как при проведении других встреч (заранее спланированное время и место, наличие кворума для принятия решений, наличие повестки, наличие материалов, наличие протокола по итогам встречи).Изменения в состав УК проводятся решением УК и должны оформляться как Запросы на изменение проекта. Если в члены УК входят несколько заинтересованных сторон, схема принятия решений должна быть зафиксирована в обязательном порядке.Помимо стандартных вопросов повестки заседания УК так же могут быть использованы для принятия решений по замене ключевых сотрудников на проекте, хотя чаще данная функция делегирована на уровень Оперативного совета. |
| 4. Зависимости С какими другими инструментами связан |
Входящие:
|
| 5. Отражение в плане в виде КТ Какие контрольные точки создаются в плане проекта |
Заседания УК начинаются после принятия решения о целесообразности выделения инвестиций на проект. Желательно распланировать заседания УК как минимум на ближайшую стадию, скоррелировав данные заседания с получением результатов по проекту. Так как УК выполняет и контрольную функцию, необходимо регулярное рассмотрение хода проекта. Рекомендуемая регулярность - не реже 1 раза в 4-6 недель для проектов длительностью от года и более. Чем меньше по длительности проект, тем чаще стоит проводить УК для контроля получаемых результатов и принятия решений по продолжению проекта. Так же необходимо планировать работы по подготовке материалов по проекту, а так же их заблаговременное представление участникам УК. По итогам каждого УК должны быть зафиксированы принятые решения КТ: «Заседание УК проведено», «Протокол УК утвержден» |
| 6. Человеческий фактор Какие ошибки могут быть сделаны при использовании инструмента | Основной ошибкой при проведении УК может быть отсутствие принятия решений по итогам УК. Это может происходить либо из-за некорректной повестки, либо из-за несбалансированного состава, либо из-за отсутствия схемы принятия решений.Некорректная повестка не подразумевает необходимости принятия решений.Несбалансированный состав может заключаться как в разном управленческом уровне и весе членов УК, так и в несоблюдении баланса интересов. Например, в члены УК могут входить два представителя одной и той же заинтересованной стороны.Отсутствие схемы принятия решений может быть критично в случае наличия нескольких заинтересованных сторон с разными интересами в проекте. |
7. Приложение/материалы
|